Личный архив электронной почты, альтернативный файлам PST

Вам не понравится этот ответ, но я бы сохранил сообщения на сервере и улучшил ваши параметры хранения / резервного копирования. Когда вы экспортируете сообщения, вы теряете преимущества единственного хранилища, и вы только добавите сложности системе. Если вы используете размещенное решение, и они не могут расширить ваше хранилище, я бы подумал о том, чтобы перейти к тому, кто сможет. Если нет, то, вероятно, лучшим вариантом будет автоматическое архивирование в.PST.

Если вы используете MS Exchange 2007, то вы можете использовать управляемые папки. С помощью управляемых папок вы можете создавать собственные правила для архивирования / удаления старых писем в почтовых ящиках клиента. MS Exchange 2010 будет включать встроенное архивирование электронной почты.

С точки зрения пользователей, надстройка Outlook 2007/2003/2002: резервное копирование личных папок очень удобно.

Еще один вариант (в дополнение к GFI MailArchiver) - это Redgate Exchange Server Archiver, который, кажется, делает все, что вы ищете. Я не использовал его сам, но у них есть бесплатная пробная версия: http://www.red-gate.com/products/Exchange/index.htm

Архивируйте электронную почту, используя TEAL ( CoolRock Software). Пользователи могут искать свою электронную почту, используя веб-интерфейс или плагин TEAL Outlook. Пользователи могут быть более уверены в том, что удалят свою электронную почту из Outlook, зная, что они могут просто перетащить ее обратно, если это необходимо (даже если сервер Exchange не работает). Затем вы можете ввести квоты и т. Д., Если хотите.

Мой хороший друг, который работал в крупной хостинговой компании Exchange, написал хорошую статью о том, почему вы не хотите оставлять PST-файлы на общем сетевом ресурсе здесь: http://cohesivelogic.com/2009/05/should-you-store-psts-on-your-file-server/

В Outlook 2007 с пакетом обновления 2 (SP2) локальное кэширование очень больших почтовых ящиков (>2 ГБ) работает очень хорошо.

Что касается вашего фактического вопроса... Я вижу, что вы не хотите архивировать все электронные письма, а только определенные электронные письма для определенных людей? Люди обеспокоены потерей информации, которую они переместили в PST?

НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ PST-ФАЙЛЫ

Это худшее изобретение для сетевых сред. Если у вас есть Exchange, они вам не нужны. Я постоянно удивляюсь количеству людей, которые ломают отличные реализации Exchange, добавляя файлы PST.

На ПК они не сохраняются, если вы не прибегаете к хитростям, таким как копирование их обратно в сеть при выходе из системы (что не подходит для удаленных пользователей). На сервере Outlook будет поддерживать открытые файловые дескрипторы и убивать производительность вашей сети. В любом случае вы полагаетесь на то, что пользователь будет управлять своим собственным хранилищем электронной почты. Большинство пользователей не заинтересованы в этом. Они хотят войти утром и получить свои вещи. В любом случае они не защищены - любой может получить копию PST и - даже если они зашифрованы - запустить расшифровщик с использованием грубой силы.

Решение заключается в реализации жестких политик хранения данных с жестко установленными квотами. Сообщите пользователям, что сохранение корреспонденции в электронном письме бесполезно, поскольку запись корреспонденции не доступна никому другому (поэтому, что произойдет, когда они находятся в отпуске, и это срочно необходимо), и она будет потеряна, когда они покинут организацию и их учетная запись удаляется. Попросите их распечатать и сохранить важную корреспонденцию или сохранить ее в общей папке. Привлеките их к хорошим привычкам, и конечный результат будет лучше для всех.

Мы показываем нашим пользователям, как переместить электронную почту, которую они хотят сохранить, в свои личные папки. Таким образом, он отключен от сервера и на их компьютере, но все еще в Outlook для доступа к нему. Для пользователей, которые не могут справиться с этим самостоятельно, мы покажем им, как настроить автоархивирование в Outlook. Он в основном перемещает все, что старше установленного периода времени, в личную папку в Outlook.

Это решение работает для вашего удаленного (размещенного) решения, поскольку их данные перемещаются с сервера на рабочий стол, и вам не нужно хранить файлы PST в вашей сети хранения данных. Мы оставляем им резервную копию данных. Если они хотят поместить это в SAN, они могут или не беспокоиться об этом.

Для себя и на экспериментальной основе для нескольких обычных пользователей мы использовали два продукта - EZDetach и MessageSave. Вы можете прочитать больше на их веб-сайте, но в основном они используются для извлечения сообщений и вложений из Outlook в папки.

EZDetach просматривает любую папку (и) Outlook, на которую вы указываете (может быть почтовый ящик или PST) и извлекает вложения и удаляет их (если хотите.) MessageSave делает то же самое с телом сообщений - он тянет их и сохраняет их на диске в - обычно - .eml формате.

Существуют и другие подобные инструменты, но я их не очень много тестировал. Я нашел эти две работы для себя лично и для нескольких других в компании. Они на самом деле не для новичков, они обычно просто работают так, как вы их настроили, но есть много вариантов, и если вы что-то измените, вы можете получить странные результаты - например, сообщения, сохраненные в неожиданных местах.

Они дают вам простой способ делиться "архивированными" сообщениями, просто помещая папки и файлы в общий ресурс.

Так что это не идеальное решение, но для вас или кого-то с аналогичными потребностями, они могут сделать свое дело.

Ото...

Для себя я храню свои почтовые архивы в текстовых файлах, и вся моя электронная почта возвращается на 19 лет назад. Легко искать, очень портативный. В течение последнего года я использовал программы, упомянутые выше, чтобы сохранить свои сообщения в виде текста, а затем сохранить вложения, которых у меня не было в другом месте.

Кажется, что у всех разные массивные определения, но для меня, работающего с Exchange 2003 с руководителями, которые генерируют более 10 ГБ в год почты, я написал простой сценарий VBA, который копирует функции архивации, которые поставляются с Outlook, но, похоже, способен копировать почтовый ящик в почтовый ящик лучше и позволяет мне указать параметры даты.

Каждый год я создаю новый почтовый ящик для этого года, такой как "bob2008" и т. Д., И каждый квартал / полугодие / год (в зависимости от того, насколько быстро растет их почтовый ящик) я перемещаю почту из текущего почтового ящика в архивный. Архивные почтовые ящики хранятся на отдельном сервере Exchange, который просто хранит архивную почту, чтобы наш основной сервер работал быстро. Резервные копии не должны быть частыми, потому что ежеквартально появляются только новые данные.

Что касается предоставления пользователям доступа, я просто даю им разрешение на просмотр его в качестве дополнительного почтового ящика в их Outlook.

Здесь есть настройка реестра, которая ограничит размер.pst здесь

Я лично еще не использовал это, но планирую экспериментировать с этим скоро. У нас есть специализированные машины в каждом филиале, и у нас вообще не было проблем. Хотя некоторые из них становятся довольно большими.

Используйте сервер LDAP. Вы можете хранить старую электронную почту столько, сколько хотите, и есть поддержка общих папок. Кира является отличным вариантом для этого.