Плюсы / минусы перехода с Exchange на GMail
Мы являемся некоммерческой компанией среднего размера, насчитывающей около 1000 сотрудников и добровольцев, и в течение многих лет мы использовали MS Exchange (в настоящее время 2003) для нашей почтовой системы.
Недавно я посетил конференцию Google, где они утверждали, что "Облачные вычисления - это путь в будущее" и побуждали нас перейти от создания собственной электронной почты к Exchange, к использованию GMail и Google Apps для всего.
Кроме того, один из наших отделов настаивал на том, чтобы сделать этот переход в своем отделе, если не во всей организации.
Я определенно вижу некоторые преимущества - такие как:
- Архивное пространство - у нас никогда не бывает места, которое хотят наши пользователи, и, конечно, чем больше мы получаем, тем больше у нас резервной копии
- ОС Agnostic - Exchange определенно создан для Windows, и с ростом пользователей Mac и Linux эти пользователи все больше нуждаются в улучшенных инструментах / поддержке. Google предлагает это.
- Лучшее архивирование - потенциал электронных открытий, который не существует на практике при наших текущих настройках.
- Переключение избавило бы нас от необходимости администрирования сервера, предоставило бы больше возможностей нашим конечным пользователям и освободило бы ресурсы сервера, которые мы сейчас используем для Exchange.
- Наш ИТ-отдел хочет, чтобы его воспринимали как современное решение технических проблем, и это изменение определенно обеспечит такой имидж.
- Инфраструктура Google, очевидно, гораздо надежнее нашей, и в ней работают одни из лучших в мире экспертов в области безопасности и сетей.
Однако есть и серьезные недостатки:
- Мы бы по сути передали одну из наших критически важных систем третьей стороне
- Переключение неизбежно повлечет за собой Google Apps и, возможно, также больше. Это означает, что у нас было бы намного больше во власти одного (потенциально слабого) пароля. (есть ли способ сделать это более безопасным, используя пароль плюс какой-нибудь физический ключ??)
- Наши данные не останутся под нашей крышей - или даже в нашей стране (Канада). Это, очевидно, имеет свои плюсы с точки зрения восстановления после стихийных бедствий, но я думаю, что есть потенциальные негативы с юридической стороны.
- Я не могу себе представить, чтобы кто-то столь же крупный, как Google, был бы настолько отзывчивым, насколько нам хотелось бы, в отношении некритических проблем, таких как отслеживание пропущенных писем и т. Д. (Не уверен, сколько у нас было бы доступа к основным почтовым журналам, например)
Может ли кто-нибудь помочь мне оценить это решение?
- Какие проблемы я пропускаю?
- Какой опыт у вас был с этим переходом (или наоборот - Gmail для Exchange)
- Можете ли вы добавить к пунктам, которые я уже изложил?
9 ответов
Одной из функций, которую вы можете найти пропавшим, является Outlook. Да, вы можете использовать Outlook с Gmail, но не на том же уровне. Вы не можете использовать Outlook, чтобы открывать календари или почтовые ящики других пользователей, принимать приглашения на собрания или получать те же автономные функции. Чтобы получить полную функциональность Gmail, вы должны использовать веб-интерфейс, который не понравится некоторым пользователям.
Вы упоминаете приложения Google, и это может быть проблемой. Пользователи могут увидеть возможность открывать вложения в приложениях Google, а затем начать редактирование и сохранение в приложениях Google. Внезапно у вас есть половина документов в словах и половина в приложениях Google.
Я подумывал сделать это в частной школе, с которой я добровольно сотрудничаю. Мы решили придерживаться Exchange по следующим причинам:
1) Переподготовка конечных пользователей, им очень нравится Outlook.
2) Будучи в состоянии найти людей в каталоге Outlook, я попытался найти способ воспроизвести это с помощью Google Apps, но не смог найти. Наши пользователи не хотят запоминать адреса электронной почты, которые им нравятся, и искать человека для отправки по электронной почте.
3) Конфиденциальность. Да, теоретически Google хранит наши данные в секрете, но все они размещаются на хост-сервере, которым делятся другие клиенты Google. Я был вокруг достаточно долго, чтобы знать, что несчастные случаи случаются.
4) Аутентификация пользователя. Я не хотел, чтобы люди запоминали другой пароль, у них уже есть один небезопасный пароль. Мне не нужен еще один слабый пароль, который есть в Интернете. There were a couple of integrated solutions but they seemed like kind of hoky.
5) My networking guys did not like the solution as it created weird MX records in our domain.
6) The calendar is used way to much and Outlook doesn't work with Google Calendar, which is already mentioned.
Remember I do all of this work in my spare time as a volunteer so a major part of the consideration was how much work it takes me to train and convert everything. I generally don't mess with something that is working just fine. Росс
Будучи канадской некоммерческой организацией, ваша нормативно-правовая среда, скорее всего, достаточно благоприятна, поэтому требования ediscovery могут к вам не относиться. Это хорошо в долгосрочной перспективе, так как обращение с ними раздражающе дорого.
Еще одна вещь, которую стоит рассмотреть, - это то, как обрабатывается доступ к учетной записи во время увольнения сотрудников. Убедитесь, что решение GApps соответствует этим стандартам, которые у вас есть. Вы не хотите, чтобы бывшие сотрудники все еще имели доступ к документам.
Кроме того, возникнет вопрос, как войти в несколько аккаунтов Google одновременно. Один для работы, один для частного. Это тот самый вопрос, который ваши специалисты службы поддержки преодолеют через кубическую стену, пока они будут помогать людям, но он встанет. Возможно, вам придется установить политику в отношении этого, если это касается вас.
Одна вещь, которая была для нас верна - это количество приложений, которые интегрируются в Outlook и, соответственно, в Exchange, которые нельзя привязать к Gmail. Это действительно становится правдой, когда вы пытаетесь сделать диспетчеры контактов, VOIP и ряд других частей интеграции.
Моя компания (около 10 пользователей) перешла от стороннего поставщика к Службам Google, и мы очень довольны этим.
Наши молодые и более гибкие пользователи прекрасно ладят с помощью веб-клиента Google и могут заполнить пробелы с помощью Mozilla Thunderbird. Наши более жесткие пользователи не отпустят Outlook, и это может быть реальным недостатком в свете очевидных недостатков Outlook при работе с IMAP.
Что касается вашего четвертого недостатка, я не могу говорить с ним, так как нам не нужно было ни одного запроса поддержки, так как мы были на борту. Несколько месяцев назад произошел большой сбой, но он ушел через несколько часов.
Самая большая проблема здесь - это, вероятно, конфиденциальность, как указал @Joe Internet, но это не только Google Data Mining.
Правительство США может быть тоже.
В соответствии с Законом о конфиденциальности электронных коммуникаций федералы получают полный доступ к вашим данным без судебного рассмотрения и даже без ордера. Очевидно, они также не видят необходимости уведомлять вас об этом, когда они это делают, и было много подтвержденных, а также неподтвержденных слухов о том, что АНБ чрезмерно использует этот закон.
Это становится лучше, хотя. В соответствии с Законом о сохраненных коммуникациях они могут получить доступ к любым данным, хранящимся у вашего провайдера, по заказу 2703(d), как только данным станет 180 дней.
Если вы имеете дело с вопросами, связанными с конфиденциальностью, или с какими-либо бизнес-секретами, я бы действительно посчитал это серьезным нарушителем.
Так почему бы не взглянуть на другие варианты? Растет число действительно очень полезных платформ с открытым исходным кодом, которые вы можете использовать. Некоторые из них на самом деле имеют очень хороший шанс довольно скоро достичь полной функциональности обмена. Я слежу за этими двумя, в настоящее время, например: Tine2.0, SoGO,...
Я думаю, что одним из главных недостатков, не упомянутых, является проблема конфиденциальности. AFAIK, данные Google копируют любую электронную почту, которую вы сохранили в Gmail, для предоставления направленного рекламного контента. Я предполагаю, что Gmail не единственное место, где они делают это.
Google ничего не раздает бесплатно. Вам действительно нужно определить истинные затраты, связанные с таким переходом. Для меня я не стал бы экспортировать электронную почту (важная бизнес-функциональность), а также не удалил бы свой пакет офисной производительности с рабочего стола (потеря сети, вы даже не можете редактировать документ). Я бы старался держать под своей крышей как можно больше операций.
Вы в курсе вопросов конфиденциальности и права, особенно граждан Канады. Правительству США специально разрешено и, возможно, даже обязано читать любые интернет-трансляции, происходящие за пределами США. На самом деле, это конкретный мандат АНБ.
Теперь, когда вы, возможно, думаете: "Мы корпорация, а не военные, почему правительство заботится?", Имейте в виду, что несколько лет назад было значительное горе из-за контракта с Boeing, который выбил Airbus, чисто потому что правительство США прочитало электронную почту Airbus и предоставило Boeing подробную информацию о своей заявке. Вы можете подумать, что ваша компания недостаточно велика, чтобы заботиться о них, но, поскольку они уже заняты чтением вашей электронной почты, кто знает, о чем они заботятся? Это даже не учитывая недавнее законодательство, согласно которому полиции и ФБР разрешено просматривать ваши данные (поскольку ваши документы живут на серверах Google, они существуют на территории США) на досуге и без ордера. Это вещи, с которыми гражданам США приходится жить, но канадцы не стали бы, если бы их почта не находилась в США.
Помимо всего прочего, вы должны учитывать проблемы с подключением и пропускной способностью: с Exchange ваша электронная почта находится внутри вашего здания; с гуглом, это в интернете. Если вы потеряете подключение к Интернету, ваши пользователи не смогут ничего получить. Кроме того, использование плохой пропускной способности будет расти, по-видимому, значительно; просто подумайте о пользователях, отправляющих вложения друг другу.