Предложения по подходу к управлению документами?

Во-первых, это субъективные вопросы, поэтому, чтобы сузить их, я включаю некоторые общие требования, поскольку я вижу их для того, что должна делать хорошая система управления документами.

общие требования

  • Поиск
    • Word, PDF, Powerpoint, Excel и т. Д.
  • Revisioning
    • автор
    • Комментарий к изменению
  • Настраиваемые пользователем наблюдатели
    • Feed Уведомление об изменениях в файлах / папках / тегах / шаблонах, которые важны для них.
  • Интеграция с каталогом пользователей (LDAP/AD и т. Д.)
  • Простой удаленный доступ
    • В идеале веб-система для поиска / удаленного доступа / связывания документов
  • Перекрестная ссылка на документ
    • Если файл перемещается, старые ссылки на файл должны оставаться действительными
  • Маркировка документов
  • Автономный доступ
    • Если пользователь находится вне офиса, может ли он легко вывести каталог файлов / каталог на свою машину и затем работать в автономном режиме, например, при международном перелете.

Предполагаемые требования

  • Возможность резервного копирования
  • Может обрабатывать разумный пул пользователей (20-1000)
  • Какой-то способ масштабирования на длительный срок

Программного обеспечения

Я имею в виду несколько вещей, но ничто не может по-настоящему поразить всех этих требований и удобство использования.

  • Microsoft Sharepoint
    • Не подходит для разнообразной пользовательской базы (мульти-ОС и т. Д.)
    • Трудно управлять документами массового и запутанного интерфейса
  • диверсия
    • Решает в автономном режиме, но требует много болтов для решения поиска, удобства использования и других потребностей
  • Атласское слияние
    • Документы второстепенны по отношению к функциональности вики и труднее получить доступ в автономном режиме

Какие-либо предложения?

Хорошая печать

Я не упомянул другие решения VCS (git/P4/cvs и т. Д.) Из-за сложностей пользовательского опыта, но я открыт для предложений и примеров, использующих такие технологии.

Дополнительные примечания

Источник

2 ответа

Несмотря на минусы, которые вы упомянули, SharePoint отвечает всем вашим требованиям, и его трудно превзойти, если взглянуть на общую картину. Вот почему:

  • Это бесплатно! Стандартный выпуск Windows SharePoint Services - это бесплатное дополнение к Windows Server. Windows Small Business Server имеет встроенный и настроенный, из коробки.
  • Масштабируемость. Обновление до Microsoft Office Server System, достаточно мощности для гигантского предприятия.
  • Лучше вместе. Интегрирован с Office 2007 и Windows Desktop. Не следует недооценивать функции интеграции, они значительно упрощают использование SharePoint.
  • Открывайте библиотеки документов в проводнике Windows, управляйте ими с помощью перетаскивания.
  • Рабочий процесс, встроенный, основанный на Windows Worflow Foundation.
  • Отличное сообщество разработчиков и полный SDK, если вы хотите добавить пользовательские функции.

Не рассматривайте решения в изоляции. Они вполне могут поставить все галочки, но если вашим конечным пользователям они не понравятся или вы не захотите изучать новый интерфейс, у вас будет неудачное развертывание. Я считаю, что ключом к SharePoint является тесная интеграция с Windows и Office. Кроме того, SharePoint сделает гораздо больше, чем просто управление документами - взгляните на шаблоны приложений "Fab 40", чтобы понять, что я имею в виду, и все они работают над бесплатной версией.

Источник

Это очень хороший вопрос, и я хочу прочитать другие ответы.

Дерево знаний поражает большинство ваших требований. Это открытый исходный код, но имеет платную поддержку и версии с добавленной стоимостью. В основном это веб-интерфейс, но я вижу, что в новых версиях есть интеграция с рабочим столом и приложениями, а также поддержка DAV.

Я развернул версию сообщества и использовал ее некоторое время, но в итоге позволил ей уйти, потому что она не завоевала популярность в моей организации. У него было много замечательных функций, но управление документами через веб-браузер добавляло слишком много накладных расходов PITA для большинства пользователей, и они ненавидели это. Мы вернулись к использованию простых общих каталогов без возможности управления версиями, но у нас есть достойный поиск с использованием индексирования Spotlight на стороне сервера Mac OS X. Мы также поощряем совместную работу над документами в нашей внутренней вики (которая, естественно, имеет версии), а не в документах Word и Powerpoint.

Успешная DMS должна тесно интегрироваться с существующими парадигмами управления документами (такими как Mac OS X Finder), чтобы завоевать популярность. Многие пользователи испытывают затруднения в понимании таких понятий, как локальные рабочие копии по сравнению с зарегистрированными копиями, и это быстро ухудшается, когда они неосознанно обходят систему, отправляя, например, файл коллеге для проверки.

Я не могу представить, чтобы Subversion и другие были полезны вообще в этом контексте. Они отлично подходят для программистов, редактирующих текстовые файлы, но являются полной катастрофой для обычных пользователей, которые хотят сотрудничать в презентации PowerPoint.

Источник
Другие вопросы по тегам