Ограничение размера Outlook PST файлов
Файлы электронной почты нашего пользователя продолжают увеличиваться, что требует больше места на диске.
Мы просим пользователей заархивировать часть своей электронной почты и сжать файлы, но всегда есть процент, кто игнорирует это. И еще один процент, который считает, что мы делаем это намеренно, чтобы раздражать их!
Существует также компромисс между затратами для людей, занимающихся архивированием (некоторые из которых приводят к обращению в службу поддержки), и меньшими затратами на приобретение большего диска.
Какие процедуры следуют другим, чтобы решить эту проблему?
4 ответа
У нас была такая же проблема с Exchange 2000, почтовые ящики пользователей становились слишком большими, а Exchange Server не справлялся.
Конечным решением было обновление до Exchange 2007, у некоторых пользователей есть законная необходимость в долгосрочном архивировании, и архивирование этих данных на сервере (и обеспечение ИТ-операций заботой о резервных копиях) более надежно, чем наличие archive.pst, который можно было бы стереть с помощью сбой диска.
Например, наш финансовый директор недавно потерял 5 лет архивов из-за сбоя диска, поскольку они были заархивированы с сервера и на его локальный ПК - наша политика хранения на стороне сервера (из-за ограничений Exchange 2000) составляла 3 месяца, когда кто-либо Почтовый ящик начал приближаться к отметке в 1 Гб, ИТ-персонал мог бы пообщаться и заархивировать почту при необходимости.
Если высшее руководство потеряет какую-либо электронную почту или архивы, не имеет значения, что такое "политика", ИТ-персонал возьмет на себя вину. Если вы четко объясните руководству, что есть вероятность того, что в бюджете будет место для улучшения хранения электронной почты, если это облегчит их жизнь.
Если вы можете себе это позволить, вам может быть намного проще установить сервер Exchange.[1] Затем вся почта хранится на сервере, и вы можете установить квоты для каждого пользователя.
[1] Технически есть некоторые сторонние Exchange-подобные решения, которые дешевле, однако я никогда не использовал ни одно из них и не могу прокомментировать их способность устанавливать квоты использования для каждого пользователя.
Стандартная рекомендация - предоставить им достаточно большой почтовый ящик для нормальной работы и иметь политику хранения. Политика хранения также выгодна по юридическим причинам, если вы находитесь в США (если вы не претендуете на ее наличие и проводите политику ее очистки, обнаружение не может ее найти). После этого отправьте архив по электронной почте, чтобы в папке "Входящие / Отправленные" фактически присутствовало только X дней.
Для этого есть параметр, который можно легко применить с помощью групповой политики, см. Дополнительную информацию здесь: http://support.microsoft.com/?kbid=832925